MS EXCEL

MS Excel क्या है

MS  Excel :-

 MS Excel एम एस आफिस का एक भाग है जिसे  spread sheet package के नाम से जाना जाता है जिसमें  data को  rows और columns में लिखा जाता है और उसके बाद उस पर किसी भी तरह की calculation कर सकते हैं। जैसे कि  mathematical statistical और  financial  इत्यादि।  इसमें data का विश्लेषण कर सकते  है और उसकी report बना सकते है। इसमें data  का graph  के रूप में प्रदशित कर सकते है।

 कैसे एक्सेल start करे

Starting MsExcel

Start->>All Programs->>Msoffice->>Excel पर क्लिक करने से  Excel  की  विंडो  खुल जाती है. .
मस एक्ससेल ऐसा दीखता है. !


Work Book :- (वर्क बुक)  यह  Excel  का एक document  होता है इसके अन्दर 255  work sheet होती है  By Default  इसमें तीन sheet  दिखायी देती है।

Spreat sheet (स्प्रेटशीट):-   यह Excel document  के पंेज होते है इसको worksheet भी कहां जाता है यह grid of cells or grid of rows & columns होता है।  इसके अन्दर 65 536 rows और 256 columns  होते है।  जहां पर rows और columns एक दूसरे को  intercept करते है वहां पर एक  rectagle area बनता है जिसे Cell  कहतें है।  Cell excel document का सबसे छोटा एवं महत्वपूर्ण unit है।  जिसमें data  या information store की जाती है और उस पर किसी भी तरह की गणना कर सकते है हर  cell का अपना एक विशिष्ट address या reference no. होता है।  जो columns & rows को sequence में लिखने से प्राप्त होता है।

Cell Reference(सेल रिफेन्स ) :-  हर  cell का अपना एक unique address होता है। जिसके माध्यम से cell  की value  को  access किया जाता है। यह 4 प्रकार का होता है।

(1) Relative Reference
(2) Absolute Reference
(3) Relative & Absolute Reference
(4) Absolute & Relative Reference

1. Relative Reference(रिलेटिव रिफ्रेन्स ):-यह  Reference column & row  को  sequence में लिखने से प्राप्त  होता है। इसमंें एक  cell  के reference  में दूसरी cell का  reference पहली cell के अनुसार बदल जाता है। इसका प्रयोग करने से गणनाए करने में आसानी एवं जल्दी हो जाती है। यह cell Reference इस प्रकार लिखा जाता है। जैसे :- a2, b2 & c3 इत्यदि

2. Absolute Reference (आब्सोल्यूट रिफ्रेन्स ):- इसमें reference  को doller  के साथ में लिया जाता है। इसमें एक cell का Reference  दूसरे cell  के  Reference में बदलता नहीं है। जैसेः- $a$2 ,$b$2 और  $c$2  इत्यादि

(3) Relative & Absolute Reference(रिलेटिव और अबसोल्युट) :-इसमें  column को रिलेटिव और  Row को  absolute कर दिया जाता है। जिसमें की column दूसरी  cell के Reference  में बदल जाता है। परन्तु row नहीं बदलती है। जैसेः- A2 & C3. etc.

4. Ablolute & Relative Reference (अबसोल्युट और रिलेटिव रिफं्रेस):- इसमें column को absolute & Row को  Relative  लिखा जाता है। जिसमें की column fix हो जाता है। और Row बदलती है। जैसेः- $A2, $B2, और $C2  इत्यादि।                      

 एम एस एक्सेल में सम फार्मूला सीखें

Ms Excel Formulas With examples बतायेंगें, हमें आशा हैं कि यह आपके अवश्‍य काम आयेगें,  आज हम बतायेंगे कि excel के sum formula के Use कैसे किया जाये, यह बहुत उपयोगी और सरल formula है -



सबसे पहले Image 1.1 देखिये यहॉ column & Raw को दर्शाया गया है, इन्‍हीं से मिलकर cell बनता है, ms excel में  formulas का प्रयोग करने से पहले याद रखिये कि formula हमेशा cell के लिये लगाया जाता है, उस cell में लिखी संख्‍या से कोई भी हो सकती है।

अगर आपको ms excel में sum formula का प्रयोग करना है तो cell में लिखी संख्‍या पर नहीं cell पर ध्‍यान दीजिये -

For example - अगर आपको B2 से B10 तक के Cells को जोडना है तो B11 या किसी अन्‍य cell में टाइप कीजिये =SUM(B2:B10) image 1.2 देखिये -




आप अलग-अलग cells को अपनी मर्जी के अनुसार भी चुन सकते हैं
                   

 MS Excel : Table बनाना सीखें

Table 

Tables (टेबल्स ):-   Msword में जब कभी हमें data को tabular form में लिखना होता है।  tables का प्रयोग करते है। इससे data को rows & columns में लिखा जाता है। और इसके  data को  format करने से सम्बन्धित commands पाये जाते है। वे इस प्रकार है।

Insert Table (इन्सर्ट-टेबल):- इस option से document  में table  बनाते है। इसको  select करने पर एक  dialog box खुलता है। जिसमें number of rows & no. of columns select या input कर ok button पर करने पर जहाॅ कर cursor होता है वहाॅ पर table बन जाती है। इसका dialog box इस तरह दिखता है।







Insert- Row (इनसर्ट रो ) इससे  table में एक नई row insert हो जाती है।



Insert-Column (इनसर्ट-कलम):- इससे  table  में एक नया कालम जुड जाता है।



Delete-Table(डिलीट-टेबल):- इससे seleted table document से हट जाती है।



Delete-Rows(डिलीट-रो ):-इससे  selected rowटेबल से हट जाती है।



Delete–Column(डिलीट-कालम):-इस आपशन से slected column टेबल से हट जाता है।



Select-Table(सेलेक्ट-टेबल):- इसके द्वारा टेबल को select किया जाता है।



Select-Row(सेलेक्ट-रो ):-इससे  table के अन्दर उस column  को select हो जाता है। जहाॅ पर  cursor होता है।



Merge-Cells(मर्ज सेल्स ):- इसकी सहायता से दो या दो से अधिक selected cells एक मे मिला दिया जाता है।



Split Cell(स्पिलिट सेल):- इस commond की सहायता से एक  cell में दो या दो से अधिक  cells बनायी जाती है।



Split Table (स्पलिट टेबल):- इससे table को कई भागो में बाॅटा जाता है। जहाॅ पर cursor  होता है। वहाॅ से दो भागो में बट जाती है।



Table Autoformat (टेबल आटोफारमेट):- इस आपशन के माध्यम से table को format  किया जाता है। इसके  select  करने पर एक  dialog box display होता है। जहाॅ पर पहले से बने हुए कुछ  format दिखायी देते है। उनमें से  format को select करते है  table उस format  में बदल जाती है। इसको select करने पर  dialog box

इस तरह दिखायी पड़ता है।




Convert (कनवर्ट):- इस option के द्वारा selected table  को  text में या table को text  में convert किया जाता है।



Sort (सार्ट ):-  इस आपशन से data  को ascanding / descending order में व्यवस्थित किया जाता है।



Formula(फार्मूला ):- इस आपशन के द्वारा  table के अन्दर मौजूद  data कों  row wise / column wise या cell wise गणना करने के लिए कुछ formula(सूत्र ) उपलब्ध होते है। जिनका प्रयोग कर हम गणनाएॅ कर सकते है। इसका dialog box  इस प्रकार होता है।

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 MS Excel : menu(मेनू)

Menu(मेनू)

Excel में commands menu में आपशन के रूप में उपलब्ध होती है।  commands की प्रक्रति एवं व्यवहार के अनुसार समूहो में बाॅट दिया जाता है। जैसेः- File Menu, Edit Menu, Vew Menu. इत्यादि।

File Menu(फाइल मेनू)

Print Area(प्रिन्ट एरिया ):-  इसमें सबसे पहले sheet  का जितना भाग प्रिन्ट करना हो, उतना भाग  select कर लेते है। उसके बाद इस option पर click कर देते है। तो उतना ही भाग प्रिन्ट होता है।

Clear Print Area(क्लियर प्रिन्ट एरिय):- इस आपशन से सेट किया हुआ Print Aria  हटा देते है। जिससे कि पूरी sheet   प्रिन्ट हो सके।                      

MS Excel : Edit Menu(इडिट मेनू)

Edit Menu(इडिट मेनू )



Paste Special(पेस्ट स्पेशल):- जब किसी copy या CUT किये गये  data  को कही दूसरे स्थान पर एक विशिष्ट और उस पर कोई operation के साथ paste करना होता है। तो हम इस option को चुनते है। इसको  select करने पर एक   dialog box खुलता है। जहाॅ से  paste का  form & operation का type चुनते है। इसका dialog box नीचे दिया गया है।





Fill(फिल):- इससे data को Row या column में एक विशिष्ट pattern से fill करने के लिये प्रयोग किया जाता है। इस आपशन के अन्दर कई sub-option होते है। वे इस प्रकार है।

Down (डाउन):- इससे  data नीचे की ओर fill होता है।

Up(अप):- इससे  data उपर की ओर fill होता है।

Right(राइट):-इससे data दाहिने ओर  fill होता है।

Left(लेफ्ट ):- इससे data बायी ओर  fill होता है।

Series(सीरीज):- इस आपशन पर  click करने से एक नया dialog box खुलता है। जो इस प्रकार है। 

जिस  pattern में fill करना होता है। वह  pattern ऊपर दिये गये dialog box से चुन लेते है।



Clear(क्लियर):- इस  option  से selected cell की Information हटायी जाती है। इसके अन्दर निम्न  sub option है।



(1) Clear All(आल): इससे  cell  के अन्दर मौजूद सभी जानकारी हट जाती है।

(2) Clear Format(फार्मेट):- इससे केवल  formatहटाया जाता है।

(3) Clear Contents(कन्टेन्टस):-  इससे content(data) हटाया जाता है।

(4) Clear Comments(कमेन्टस):-इससे comment  हटाया जाता है।



Delete(डिलीट):- इस आपशन से  cell, Row या columnहटाया जाता है। इस पर click करने पर एक dialog box खुलता है। जिसमें से हम एक option select करते है। इसका dialog box इस तरह होता है।

Delete Sheet(डिलीट शीट):- इससे पूरी sheet हट जाती है। A



Move Or Copy Sheet(मूव या कापी शीट):-  इससे पूरी sheet moveया copy  किया जाता है।                      

MS Excel : view menu (वीव मेनू)

View Menu (वीव मेनू)

इस मेनूमें  formula bar और custom view के अलावा सभी आपशन वही है। जिनको हमनें msword मे पढा है।

Formula Bar(फार्मूला बार):- इस आपशन से  formula bar प्रदर्शित या गायब किया जाता है।

Custom View (कस्टम वीव):- इस आपशन के द्वारा  sheet के अन्दर किसी portion  का नाम दिया जाता है। और फिर हम उस नाम के माध्यम से उस जगह पर आसानी से पहुच सकते है।                      

MS Excel : Insert menu (इन्सर्ट)

INSERT MENU(इन्सर्ट)

Insert menu  के अन्दर अबजेक्ट को पेज में इन्सर्ट करने से सम्बन्धित आपशन होते है।  cell pointer जहाॅ पर होता है। वह नयी cell ,Row, column, worksheet insert  कर सकते है।

Chart (चार्ट ):- किसी भी  Numerical data का  graphical Representation कर सकते है। जैसे कि किसी डाटा का column , bar, pie या Line chart इत्यादि बना सकते है।
  चार्ट बनाने की विधिः-

(1) select the data
(2) insert –> chart पर क्लिक करे



(3) select type of chart from chart wizard

(4) click on next button




(5) Give the name of chart, value of x-axis and value of y-axis and then click next button





(6) select the place where chart placed

1- as new sheet

2- as object in

                      

MS Excel : Tools Menu (टूल्स मेनू)

Tools Menu(टूल्स मेनू)

Share workbook
इस option के द्वारा वर्कबुक को नेटवर्क या इन्टरनेट के जरिये बहुत सारे user सूचना प्राप्त कर सकते है।

Merge Work Book (मर्ज वर्कबुक):- इस आपशन के द्वारा एक वर्कबुक में change करने पर दूसरी वर्कबुक में भी change merge  हो जाते है। इस प्रकति को merge  वर्कबुक कहते है।

Goal Seek (गोल सींक):- यह एक  data analysing tool है। जिसके माध्यम से लक्ष्य को प्राप्त करने का सही उपाय खोजा जाता है।
process of goal seek:-

1. place cell pointer of result cell
2. tools-> Goal Seek  पर  click करें।
3. change the value of result cell
4-tell reference of corressponding independent cell

उदाहरण के रूप में:-



ऊपर दी गयी टेबल इन्टरेस्ट  Rs 400/= है। इसे बढा कर Rs 500/= करना चाहते है। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिय हम इसके लिये सेल पाॅइन्टर D2 रखेगें और goal seek option  पर क्लिक करेगें तो एक  dialog box खुलेगा
जो इस प्रकार है।



और value 500 लिखेगें और By Reference कालम में $B$2 टाइप करने के बाद ok बटन पर क्लिक करेगें तो रेट लक्ष्य के अनुसार बदल जायंेगा
Scenario(सीनौरियो ):-यह भी एक Analysis tool है। जिसका प्रयोग वहाॅ किया जाता है। जहाॅ पर यह देखना हो कि input data को बदलने पर output पर क्या प्रभाव पडेगा। जैसे कि नीचे दी गयी टेबल में रेट 8 से 9.5 करने से इन्टरेस्ट पर क्या प्रभाव पडेगा।

इसके लिये tools->scenario option पर क्लिक करेगे तो इसका एक dialog box इस तरह खुलेगा



इसमे हमscenario नाम लिखेगे और changing cell में B2 लिख कर ok पर click करेगे



तो यह B2 की value पूछेगा उसमें 9-5 टाइप करेगे और ok button पर click करेगे ।



इसके summary बटन पर click करने से scenario रिर्पोट दिखेगी जिसमे interest बदला हुआ दिखायी देगा।



Auditing (आडिटिंग):- इसके द्वारा cell value की dependency & independency मार्क की जाती है-

                  

 MS Excel : Data Menu

Data Menu:-

Sort(सार्ट ):- इसके द्वारा डाटा को एक particular कालम के अनुसार ascending या  descending order  में व्यवस्थिति करते है।

Filter(फिल्टर):- इस option को प्रयोग डाटा को ढूढने के लिये किया जाता है। इसके अन्दर दो sub- option  होते है।

(1) Auto Filter
(2) Advance Filter

Auto Filter(आटो फिल्टर):-  इस आपशन का प्रयोग करने से सभी  Header Column में  Combo Box लग जाता है। जिसमें searching tools पाये जाते है। उसमे से  user अपनी जरूरत के अनुसार searching tool  चुनता है। 

Advance Filter(एडवान्स्ड फिल्टर):- इस option के द्वारा लिस्ट से condition  के अनुसार खोज कर दूसरे स्थान पर  display करते है। इसमे तीन प्रकार की  Range  का प्रयोग होता है।

(1) List Range
(2) Criteria Range
(3) Output Range

(1) List Range (लिस्ट रेन्ज ):-  यह वह रेन्ज होती है। जहाॅ से Records के खोजे जाती है।
(2) Criteria Range(कराइटेरिया रेन्ज ) यह वह range  होती है। जहाॅ पर condition  दी जाती है। इसी condition  के अनुसार लिस्ट रेन्ज से डाटा फिल्टर होता है।
(3) Output Range (आउटपुट रेन्ज ):- यह वह रेन्ज होती है। जहाॅ पर output display होता है। जो  range critera रेन्ज के अनुसार लिस्ट रेन्ज से फिल्टर होते है। वह सभी records  इसी रेन्ज मे प्रिन्ट होता है।

Practicall Approach:-

1 prepare a data list
2 copy header row
3 paste it twice at different location

a. first for criteria range
b. second for output range

   4 set the condition in criteria range for filtering data
   5 set the cell pointer at first cell of list range
   6 select advanced filter option from filter them it  display a dialog box tell criteria range ,output range and  press ok button alter that you will see the filtered records in output range.

उदाहरण के रूप में

Form(फार्म ):- फार्म आपशन से user interface बनाया जाता है। जिसकी सहायता से डाटा को व्यवस्थिति किया जाता है। फार्म बनाने के सबसे पहले cell pointer को पहली cell में रखा जाता है। और उसके बाद इस आपशन पर click किया जाता है।

subtotal(सबटोटल):- यह आपशन वहाॅ पर प्रयोग किया जाता है। जहाॅ पर एक नाम से कइ्र्र रिकार्ड होते है। और वह financial activities से सम्बन्धित हो। जैसे कि एक कम्पनी में कई सेल्समैन कई item अलग-अलग जगहो पर बेचना है। तो वहाॅ पर हर सेल्समैन का total और Grand total निकालने की जरूरत पडती है। इसके लिए सबसे पहले हमें रिकार्ड की ascending order में sort कर लेते है। उसके बाद लिस्ट के select करिये और इस आपशन पर click करे।


Validation(वैलिडेशन):- इस आपशन के द्वारा सीट के अन्दर कार्य पद्वति के नियम स्थापित किये जाते है। जैसे कि हम अपनी कम्पनी के employees को 5000 से कम और 10000 के बीच वेतन देते है तो हम यह चाहते है कि salary column में 5000 से कम और 10000 से ज्यादा की Entry user से न हो जाये तो इसके लिये salary column में validation लगा देगे।

Table(टेबल):- इस आपशन का प्रयोग वहाॅ किया जाता है। जहाॅ पर financeial परिणाम जानने हो जैसे कि बैंक से लोन ले तो कितने महीने में किस रेट से, कितनी किस्त अदा करनी पडेगी। इसके लिये एक टेबल बना कर देख लेते है। 

Consolidation(कन्सोलिडेशन):- इस आपशन का प्रयोग वहाॅ पर किया जाता है। जहाॅ पर दो या दो से अधिक Locations की value का total या awerage निकालना हो।

Pivote Table(पाइवोट टेबल):- इस आपशन के द्वारा data sheet की summery report तैयार की जाती है। जिसमें किसी विशिष्ट values को column & row wise total एवं grand total प्राप्त कर सकते है। जैसे कि नीचे दिया गया है।